【公司印章政策法规】公司印章管理规范
公章应由印章主管部门统一刻制,其他部门非经授权或制度规定,不得刻制印章;经授权刻制印章的,在印章刻制完毕后,应当到印章主管部门办理印模备案。在完成刻制与备案以后,应由印章主管部门正式发文启用以后,方可使用,启用文件应注明印章启用时间、保管单位、印章用途等,如替换原有印章的,原章应相应废止。
启用以后,注重领用管理,如应由申请刻制印章的单位或部门,明确专人办理领用手续,领用人应当是本单位的正式员工并进行登记备案,不得让他人代领。
二、印章必须具有唯一性。
公司应加强对能够代表公司的公章、法定代表人印章、财务章、合同专用章等的管理,切勿在对外的文书(包括但不限于合同、对外联系函件、招投标书、承诺书、工商登记备案文件等)上同时使用多个不同的印章。否则可能给他人以可乘之机,他人可能通过伪造公司印章的方式以公司的名义对外签订合同。如果公司印章不唯一,此时公司即使能够举证证明该印章确为伪造,也不能仅以此为由否定以加盖公司印章签订的合同对公司的约束力。
三、公章使用范围须清楚、使用审批制度须严格,保管制度须严谨。
施工企业对项目部公章使用范围没有规定或规定不清,可以使用业务专用章的,使用了项目部公章;应使用项目部公章的,却使用业务专用章。这样可能带来的风险为盖章文书的效力不确定或无效,出现诉讼或仲裁案件时,除非施工企业有证据证明合同所涉印章与己无关或为他人私盖,否则法院或仲裁机构可能认定合同有效,还可能被法院或仲裁机构作出不利于施工企业的其它有关认定。
因此,施工企业应对印章使用范围作出清楚明确的规定,凡属以施工企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等情形,一律加盖施工企业公章,凡属合同类的使用合同专用章,凡属财务会计业务的用财务专用章,职能部门印章仅限部门内部使用等;需刻制项目部技术章、资料章、试验等科室章时,在印章上填加标注说明,如“此章仅限于工程技术联系或资料专用”、“不得用于签订经济合同”、“签订经济合同无效”等字样,项目部技术章、资料章、试验章等科室章无标注说明的,应在加盖印章处作出备注,说明盖章效力所及范围。
企业也可在公司网站等媒介公示印章格式及使用范围等内容。
在印章使用方面,应建立严格的审批制度,防止用章具有一定的随意性造成施工企业损失,相关责任人认定困难等。企业建立公章使用审批权限、范围以及审批责任制度,需要加盖公章、合同专用章时,要求填写《印章使用申请表》或《印章使用审批表》等,由项目经理签署是否核准意见。
项目经理应把握哪些事项属于所属施工企业层级审批,注意不能超越权限。项目经理不在岗时,可规定由副经理或项目书记签发,也可规定一般业务和事务性行文由副经理或项目书记签发。
在印章保管方面,印章应放在设置带锁的专用箱柜内,实行专人专柜保管。对于保管人员,应慎重选择,并由其签订保管责任书,明确保管责任;规定保管人无独立使用项目部公章权力,但有监督使用权力;保管人必须保证公章使用时处于自己视线范围;保管人暂时不能保管的,应安排临时保管人员并办理交接手续,注明移交人、接收人、监督人、移交时间、交接资料清单等;尽量减少印章外出使用情形,确需将印章带出使用的,应提交申请报告,经项目经理等主管领导同意,二人以上同行为宜;最后保管人员对保管期间异常情况应及时向项目领导汇报。
